Iscrizioni di inizio stagione: moduli, quote e taglie di 25 ragazzi senza il quaderno

Seconda settimana di settembre. Ventitré ragazzi, e per ognuno il modulo da consegnare e da riportare firmato, il documento, il consenso per le foto, la quota, la taglia del kit, il kit, il borsone. Sono più di cento caselle, e di solito stanno su un quaderno, su un file Excel che ha una copia sola, o nella testa di una persona.

E ogni anno succedono le stesse tre cose: a ottobre si scopre che tre moduli firmati non sono mai tornati; l'ordine del materiale parte con le taglie sbagliate, perché sono state chieste a voce in spogliatoio; a giugno qualche borsone non torna indietro, e nessuno sa di chi.

Il problema non è la tabella, è chi la legge

Una tabella di cento caselle non la guarda nessuno. Quello che serve è una riga sola che dica cosa manca e a chi. È quella riga che fa partire il messaggio al genitore giusto, e non la tabella.

Il tesseramento in Final Third

La pagina del tesseramento è una tabella con i ragazzi sulle righe e le voci sulle colonne. Si compila toccando una casella: fatto, non dovuto, in attesa. In cima c'è la riga che conta:

Tre cose fanno la differenza rispetto al quaderno.

La voce più indietro, con i nomi. In cima alla pagina c'è la voce più urgente: «10 su 23, ne mancano 13», e l'elenco di chi manca. È la lista da copiare nel messaggio ai genitori.

Le taglie già contate. Sotto c'è il conto per taglia del kit, «1 XS · 3 S · 10 M · 6 L · 2 XL», con un pulsante per copiarlo e incollarlo nella mail al fornitore. Niente più conteggi a mano su un foglio.

«Non dovuto» esce dal conto. Il ragazzo che il kit l'ha già dall'anno scorso non è uno che manca: si segna «non dovuto», e non finisce fra i nomi da rincorrere.

Solo le voci che usi

Le voci sono nove: modulo consegnato, modulo riconsegnato firmato, documento e codice fiscale, consenso privacy e foto, quota, taglia, kit, borsone, materiale restituito. Non tutti le usano tutte. Chi il borsone non lo dà, o il materiale non lo ritira a fine anno, può toglierle con il filtro: quelle colonne spariscono dalla sua tabella e dal conto.

Toglierle non cancella niente. Riaccendendole torna tutto com'era, e il pulsante dice sempre quante ne hai tolte («Filtro · 1 tolte»), perché un filtro dimenticato fra tre mesi sembrerebbe un guasto.

Cosa non si tiene, apposta

Sono dati di famiglie e di ragazzi minorenni, e alcune scelte sono state fatte per questo:

• nessun file: non si carica il modulo, non si carica il documento, non si carica la ricevuta. Si segna che c'è e da quando. I fogli restano in società;
• la quota è pagata sì o no, con la data: nessun importo e nessuna nota sulla famiglia.

Per chi segue tutta la società

Chi tiene i fogli per più squadre, come la segreteria o il dirigente, ha anche la pagina della società, che dice cosa manca categoria per categoria. Nella stessa pagina ci sono anche le visite mediche in scadenza di tutte le squadre, di cui parliamo in certificato medico sportivo scaduto.

La rosa da cui parte tutto, e come si prepara la squadra a inizio stagione, è in come gestire le presenze di una squadra giovanile.

In breve

Cento caselle non si guardano; una riga che dice «ne mancano 5: questi» sì. Se il tesseramento sta in una tabella che conta da sola, a ottobre non si scopre più che mancano tre moduli firmati.